Guide til ledere: Sådan minimerer du sygefravær 2018-06-24T22:00:52+00:00

Guide til ledere: Sådan får du friske medarbejdere og minimerer sygefraværet

Da jeg startede som leder, var et af mine fokuspunkter at få nedsat sygefraværet i sekretærgruppen. Det faldt i løbet af få måneder fra 16 % til  2,08 % i min medarbejdergruppe. Nedenfor vil jeg fortælle, hvad jeg gjorde. Jeg vil også meget gerne høre om dine gode erfaringer.

Guide til at øge trivsel og nedsætte sygefraværet

1. Dig selv:

Tag den anerkendende hat på – det er en forudsætning, at du ikke mistænker medarbejderen for pjæk og i stedet fokuserer på at øge medarbejderens trivsel (hvis der er noget man er ked af/stresset over, så bliver man nemmere syg). Det er i øvrigt god Appreciative Inquiry-tankegang – fokuser på hvor du vil hen (bedre trivsel) i stedet for problemet (sygefraværet). Se også på din egen trivsel og sygefravær – du skal jo helst være det gode eksempel (se punkt 6).

2. Fysisk og psykisk arbejdsmiljø:

Husk at et generelt højt sygefravær nemt kan skyldes dårligt arbejdsmiljø. Se på det fysiske og psykiske arbejdsmiljø – er der noget helt praktisk, som skal ændres/optimeres – lav evt. et anonymt spørgeskema – inddrag AMR eller arbejdsmiljøenheden (også for at sende et signal om, at du tager det seriøst og ønsker at de skal få det bedre). Ofte kan små ændringer gøre en forskel…

3. Rammer for sygemelding:

Få sat gode rammer for selve sygemeldingen – gerne i samarbejde med medarbejderne (fx på temamødet). Mine medarbejdere bad fx selv om at de kunne sende en sms tidligt om morgenen og så ringe inden kl. 12 med en status. Det fungerede godt.

4. Samtalerne:

Indkald til forebyggende uformelle omsorgsssamtaler (forklar kort i indkaldelsen hvad det drejer sig om) se på tallene (få dem evt. fra HR). Din virksomhed har nok nogle rammer. Jeg holdte samtaler hvis der i løbet af et år var 20 sygedage eller 6 sygeperioder. Jeg tjekker dog sygefraværstallene minimum hver måned og indkalder til en omsorgssamtale inden de 20 dage/6 perioder er nået. Der er ingen grund til at vente, hvis man kan se, at medarbejderen har et problem, som muligvis kan afhjælpes. Jeg ser naturligvis på fraværet – hvis det skyldes et brækket ben el.lign. indkalder jeg ikke. Forud for samtalen ser jeg på, om der er et mønster – bestemte ugedage. Hvis ja, så spørger jeg ind til om medarbejderen har særlige udfordringer enten på job eller hjemme. Her er det fx oplagt at justere i arbejdstiden hvis det er muligt med en kortere dag eller fridag.

Vigtig detalje: Skab gode rammer til samtalen – hav fx lidt kaffe/vand/chokolade klar – vær omsorgsfuld – det “åbner medarbejderens tryghedszone” og gør hende i stand til bedre at tænke rationelt og tage imod det du siger. Book opfølgningsmøde med det samme – sæt en dato så der er en chance for at de næste tal vil være pænere (fx hvis der er mange sygedage i februar, så vent til marts, så vil “årstallet” været faldet) = større chance for succes (og mere motiverende).

5. Åbenhed og fokus:

Skab mere åbenhed om sygefraværet. Jeg laver løbende statistik, som jeg sender ud. Du kan også lave en fysisk kalender, som hænger fremme, hvor du hver dag markerer med grønt hvis alle medarbejdere er raske/på arbejde. Det ser så flot ud, når den bliver grønnere og grønnere… En anden ting jeg har erfaret, der skaber trivsel er at øge relationerne i gruppen – fx når der skal indføres en ny arbejdsgang el. lign. så sætter jeg to sammen som ikke kender hinanden så godt – ligeså kan man lave mini-workshops på sekretærmøderne, hvor de skal samarbejde to og to. Det skaber gode relationer og bedre samarbejde. Se også min guide om samarbejde her. Og så er det selvfølgelig altid godt med noget socialt hygge. Det kan måske bare være lidt snacks, frugt, kaffe efter et sekretærmøde. Det behøver ikke være det helt store arrangement…Det kan være svært at tale om sygefravær og der kan være mistillid og manglende forståelse i gruppen. Jeg åbnede op og fik øget tilliden i gruppen med en temadag “sundhed og trivsel” med små workshopgrupper – se længere nede.

6. Tag ansvar:

Lær medarbejderen at tage ansvar (læs citat fra Stephen Covey længere nede). Jeg har hørt mange sige “sygefraværet er højt pga. alle dem der kommer syge på arbejde og smitter os andre. Så hiver jeg S. Covey frem og spørger “hvad gør du selv for at holde dig sund, så du kan modstå sygdom?”. Dette kan virke provokerende på mange, og det skal præsenteres på en god måde, men jeg mener oprigtigt, at vi alle har et ansvar for at vedligeholde vores krop, så vi er modstandsdygtige overfor sygdom, (bilen kører heller ikke optimalt uden service, pleje, olie og benzin). Der vil altid være syge mennesker hvor vi færdes (bussen, arbejde, institution, hjemme) så i stedet for at bebrejde alle de andre, så tag ansvar og sørg for at du kan modstå det (og brug håndsprit og hold afstand fra de syge).

7. Opfølgning:

Løbende opfølgning og opfølgningssamtaler – også status til dem som klarer sig godt.

 

Emner til temamøde om sundhed, trivsel og sygefravær:

Herunder er de tre emner, jeg valgte til workshoppen på temamødet om sundhed, trivsel og sygefravær. Det er vigtigt, at der ikke er nogen facitliste, men at man sammen taler om det og evt. finder nogle rammer, som passer til din medarbejdergruppe.

  1. Hvornår er man syg nok til at melde sig syg? Under dette punkt kom mine medarbejdere selv ind på at grænserne måske havde flyttet sig, så man nemmere meldte sig syg. I den forbindelse blev vi enige om at indføre “øv-dage” at man kan ringe og spørge om afspadsering/flexfri/møde senere hvis man har en dårlig dag på den ene eller anden måde.
  2. Hvordan kan vi blive mere sunde og få nedsat sygefraværet? Her kom mine medarbejdere med gode forslag som elastikmotion, “frisk luft pauser”, fælles sukkerfri måned, spise vitaminer, mailmotion, håndhygiejne, afspritning af tastaturer, 5 minutters trappegang efter frokost osv. Vi har prøvet det hele og har haft det sjovt med det – meget dog i en begrænset periode. Vi har dog holdt fast i stående elastikmotion (særligt arm- og skulderøvelser) under vores 7 minutters morgenmøde. Det kan virkelig anbefales til medarbejdere, som sidder ved en pc og arbejder meget af dagen.
  3. Hvordan kan vi øge trivslen og arbejdsglæden? Udgangspunktet er at hvis vi ikke trives på vores job, så bliver vi nemmere syge. Her kom mine medarbejdere bl.a. ind på ændring af nogle arbejdsgange så opgaverne ikke føltes så trivielle (husk også det strategiske fokus).

Bebrejdelser og offerroller af Stephen Covey

Når du konstaterer et problem, finder du som regel noget at pege fingre af. Samfundet er afhængigt af at spille offer: Hvis bare min chef ikke var sådan en kontrollerende idiot… Hvis bare jeg ikke var født så fattig… Hvis bare jeg boede et bedre sted… Hvis bare jeg ikke havde arvet min fars temperament… Hvis bare mine børn ikke hele tiden skulle gøre oprør… Hvis bare den anden afdeling ikke hele tiden lavede rod i ordrerne… Hvis bare vi ikke var i sådan en skrantende branche… Hvis bare vores medarbejdere ikke var så dovne og initiativløse… Hvis bare min kone var mere forstående… Hvis bare… Hvis bare…

Det kan gode være, det er normen at bebrejde alt og alle vores problemer, og at det virker midlertidigt lindrende, men det lænker os samtidig til de selvsamme problemer. VIS MIG NOGEN, SOM ER YDMYG NOK TIL AT ACCEPTERE OG PÅTAGE SIG ANSVAR FOR SINE OMSTÆNDIGHEDER OG MODIG NOK TIL AT TAGE DET INITIATIV, DER MÅTTE VÆRE NØDVENDIGT FOR AT ARBEJDE SIG IGENNEM ELLER UDEN OM DISSE UDFORDRINGER, SÅ SKAL JEG VISE DIG DEN ENESTÅENDE STYRKE, DET GIVER AT HAVE VALGMULIGHEDER!

Læs mere om Stephen Covey her: https://www.stephencovey.com/7habits/7habits.php

Ovenstående guide er lavet på baggrund af mine erfaringer som leder, min lederuddannelse (akademi og diplom) samt en masse gode råd fra min personalekonsulent. Jeg havde rimeligt frie hænder til at sætte rammerne for mine medarbejdere, men der kan selvfølgelig i mange organisationer være regler der skal følges for fx sygemelding, så må man selvfølgelig følge disse.

God fornøjelse. Jeg håber du kan bruge guiden og jeg modtager gerne feedback.

Dorthe Brinkmann